7 dicas para planejar TI em 2010

Uma boa estratégia para TI em 2010 pode ajudar a reduzir custos e desperdícios nas empresas. Pedro Bicudo, sócio-diretor da TGT Consult, preparou uma série de dicas que podem auxiliar os CIOs.

Segundo o executivo, a instabilidade econômica presente em 2009 obrigou as empresas a abrir mão de investimentos e até dispensar força de trabalho para garantir seu bom funcionamento.

Após esse período crítico, chega a hora de aproveitar as oportunidades para planejar as estratégias para o próximo ano de forma mais eficiente.

“Na prática, preparar um plano não é fácil. Segui-lo é ainda mais complicado, por isso é necessário fazer um registro dessa estratégia, para que todos os envolvidos possam se comprometer e levar o plano adiante”, afirma Bicudo.

Confira as dicas do profissional e da consultoria para garantir o planejamento de TI em 2010:

1. Seu plano está documentado?

Para essa pergunta é comum que o CIO responda: “sim, claro, eu tenho um plano e todos nós sabemos o que fazer”.

Mas, é visível que sem um claro registro, as pessoas simplesmente esquecem, perdem o foco, e ao fim do ano não lembram quais eram suas metas. É melhor errar pelo excesso do que pela falta: publique o seu plano 2010.

2. O plano diferencia o estratégico do tático?

Verifique o plano e veja se está claro o que é tático. O direcionamento estratégico é aquele dá uma visão de longo prazo, um destino para TI e uma descrição de alto nível de como serão alcançados seus objetivos (é a estratégia para se chegar lá).

Já o tático, é um plano de execução descrito por projetos que iniciam agora, ou em poucos meses. Esse será feito já em 2010 e, ao ser entregue, terá contribuído para a estratégia de longo prazo da TI e da empresa.

3. Como será controlado?

Cada iniciativa pode ser medida? Cada projeto tem data definida? O plano 2010 deve conter a lista de entregáveis (milestones), associados a datas, para que seja possível medir o avanço do plano.

Para grandes projetos é mais fácil definir milestones, mas são as pequenas coisas do dia-a-dia que corrompem o seu planejamento. Por mais simples que sejam as metas, sempre deve haver um projeto associado, como por exemplo, se a iniciativa for: “reduzir o número de chamados de reset de senha em 10%”, ele deve ser corrigido para “o João será responsável por reduzir em 10% o número de chamados de reset de senha até o mês de julho e para isso terá um orçamento de R$ x,xx”.

Sem responsabilidade, recurso e cobrança o seu plano não vai sair do papel, e a verificação é simples, cada iniciativa ou projeto deve estar claramente definido: a data de inicio, a data de entrega, os recursos, o orçamento e a meta de resultado.

4. Existem produtos intermediários?

O plano deve estar estruturado para medir o avanço mensal. Medir os projetos por tempo e Homem/Hora (a gestão do tempo de cada pessoa levou trabalhando na a atividade ou projeto). Mas é válido lembrar que, essa medida é útil, porém insuficiente.

Tenha por política definir eventos realizados, ou entregas parciais, e procure sempre associar essa entrega a um benefício, assim, além de demonstrar o avanço, será possível “medir” os benefícios atingidos todos os meses.

5. O benefício pode ser demonstrado?

Não há nada mais frustrante do que entregar um projeto e ser perguntado “por que fizemos isso?”. Cada sub-item do seu plano 2010 deve ter uma razão. Escreva-a. Por exemplo, mesmo que “melhorar a qualidade do atendimento” pareça óbvio, isso precisa ser justificado, explicando a razão: “para melhorar a produtividade do usuário”.

Nesse exemplo o primeiro é a meta do projeto, e o segundo é a razão do negócio. O óbvio precisa ser dito e repetido. Sem comunicação não é possível demonstrar o valor entregue. Divulgue e faça-se notar.

Outro ponto interessante: não se esqueça de “matar” os projetos para os quais não se consegue descrever o benefício, porque são eles que “matam” o CIO.

6. Possui contingência? Você gerencia riscos?

Qual a alternativa se um projeto der errado, se a verba for cortada, se uma pessoa chave pedir a conta ou se aparecer uma demanda emergencial? Deve haver alternativas para cada projeto, como por exemplo: terceirizar, treinar recurso de backup, ter alternativa de fornecimento, linguagem, arquitetura, etc.

Cada projeto deve ter um pequeno capítulo, ou parágrafo, explicando quais são as alternativas em caso de problemas.

7. Seu plano é conhecido e defendido por todos?

Verifique se está acessível e se sua equipe entende porque existe cada um dos projetos. O entendimento, a compreensão e a repetição da comunicação são fundamentais para que a equipe mantenha foco na execução.

Quando todas as pessoas sabem o que é mais importante e o que deve ser feito, as suas decisões do dia-a-dia são melhores, mais assertivas, e todos saem ganhando com isso.

Fonte: Info